Trong bao nhiêu năm đi làm, mình gặp rất nhiều câu chuyện Brief giữa content và Design. Trường hợp “chưa hiểu ý nhau” dẫn đến cãi lộn, mất thời gian, mất công sức thường xuyên xảy ra.
Brief là gì?
Có rất nhiều cái tên để gọi “Brief”, nó có thể là “Bản yêu cầu sáng tạo”,”Bản định hướng sáng tạo” hay dài dòng hơn với cái tên “Bản mô tả thông tin và yêu cầu công việc”. Bài viết này mình sẽ chỉ đề cập đến Brief thiết kế hình ảnh.
Với những công ty mình làm ở quy mô vừa và nhỏ, nên thường chưa có quy trình bài bản về Brief. Nên khi tiếp quản phòng, 1 trong những việc mình làm là xây dựng và chuẩn hoá quy trình Brief.
QUY CHUẨN CÁC THIẾT KẾ
Mình sẽ hệ thống lại các hạng mục thiết kế ở phòng Marketing, và những yêu cầu, kèm thời gian triển khai.
Ví dụ: Thiết kế 1 ảnh post Facebook sẽ khác thiết kế 1 quyển catalogue cả về độ khó, thời gian và yêu cầu đầu ra.
CHUẨN HOÁ CÁC NỘI DUNG CÓ TRONG BRIEF
Mình từng nói với nhiều bạn content “Đôi khi thiết kế xấu hay đẹp là do mình Brief”
Nên các bạn content cũng phải biết cách sáng tạo trong brief và thực sự hình dung được sản phẩm sau khi thiết kế xong.
Nó không thể chỉ là:
“Làm cho chị cái ảnh chạy Ads giống bên A”
“Thiết kế cho em 1 banner cho CTKM”
Mà brief cần có những nội dung cụ thể để design thiết kế đúng.
Thông thường mình sẽ yêu cầu 1 bản mô tả thiết kế phải gồm:
- Mục đích: Để in ấn, đăng tải trên Social, chạy quảng cáo hay gì…
- Nhãn hàng: Nếu công ty bạn có nhiều nhãn hàng hoặc thương hiệu, thì phải nêu rõ thiết kế phục vụ cho nhãn hàng nào
- Brand Guideline: Là những quy chuẩn của thương hiệu được yêu cầu trong các thiết kế. VD yêu cầu có logo, sử dụng đúng mã màu…
- Loại thiết kế: Là hạng mục thiết kế theo quy chuẩn Design đã đưa ra. VD: POSM, Social…
- Kích thước: Ghi rõ kích thước dài x rộng x cao
- Deadline: Ghi deadline cần hoàn thiện ảnh. Hãy thêm thời gian cho 1-3 lần chỉnh sửa nhé
- Nội dung: Bạn cần nêu rõ Headline và sub-text nếu có
- Hình ảnh: Mô tả rõ Key Visual, Người mẫu, Sản phẩm, Element
- Tone & Mood: Màu sắc, style, font chữ, background
- Nguồn tham khảo: Phần này nếu bạn tìm được 1 hình ảnh mẫu đúng layout như bạn mong muốn là tốt nhất
Khi lần đầu đưa ra những yêu cầu trên, rất nhiều bạn content phản ứng lại ngay:
“Viết rõ ra từng đó thì khác nào làm hộ Design luôn”
“Thật là mất thời gian”
…
Nhưng mình đã cho các bạn thử test, giữa việc mô tả sơ sài và chi tiết, thì rõ ràng mô tả chi tiết sẽ tiết kiệm thời gian hơn nhiều, design cũng đỡ x2 thời gian chỉnh sửa.
Mình cũng từng mất cả tháng để brief cả quyển catalogue hay 1 cái website. Mình cũng đánh giá cao những bạn biết cách “mô tả thiết kế”, vì chất xám trong đó rất nhiều khi bạn phải liên tục tìm tòi và truyền tải những ý tưởng mới.
Những loại Brief được sử dụng phổ biến hiện nay
Brief gồm hai loại chính là:
Creative Brief
Được xem là bản tóm tắt thông tin được sử dụng trong nội bộ của Agency do một Account phụ trách viết cho Creative Team. Bản Creative Brief này có mục đích cung cấp thông tin, yêu cầu chi tiết nhằm khơi gợi khả năng sáng tạo cho Creative Team thực hiện dự án một cách trơn tru, mới mẻ và đột phá nhất có thể.
Nội dung chính của Creative Brief gồm:
- Job Description: Mô tả công việc cụ thể.
- Target Audience: Thông tin khách hàng mục tiêu.
- SMP (Single – Minded – Proposition): Điểm khác biệt nhất của sản phẩm có tác động lớn tới khách hàng.
- Key Response: Mục tiêu hành động của khách hàng sau khi chiến dịch diễn ra.
- Budget: Ngân sách dành cho chiến dịch.
Communication Brief:
Là một bản tóm tắt thông tin được sử dụng giữa Client (khách hàng) và bộ phận Account của công ty Agency. Trong bản này sẽ trả lời đầy đủ các câu hỏi What, When, Why, Who, How về thương hiệu, sản phẩm hay dịch vụ để bộ phận Agency biết để đưa ra chiến lược phù hợp.
Communication Brief gồm có các nội dung chi tiết sau:
- Project: Mục đích thực hiện dự án
- Client: Đơn vị đầu tư
- Brand: Thương hiệu. Đây là tổng hợp những thông tin, giá trị liên quan đến sản phẩm và thương hiệu đó.
- Project description: Phần mô tả chi tiết về các yêu cầu, mục đích của dự án.
- Brand background: Nội dung nền tảng về thị trường, đối thủ cạnh tranh,…
- Objectives: Mục tiêu tiếp thị tương ứng với từng chiến lược truyền thông sẽ triển khai trong dự án.
- Target Audience: Tệp khách hàng mục tiêu sẽ hướng đến.
- Coverage: Địa bàn thực hiện.
- Budget: Dự thảo nguồn ngân sách phục vụ cho dự án
- Timing: Sắp xếp, phân chia thời gian thích hợp khi trình bày ý tưởng.
Những yếu tố cần lưu ý khi viết Brief
Hướng đến sự ngắn gọn, xúc tích
Bản brief hoàn hảo luôn là sự cân bằng sao cho thông tin vừa phải đầy đủ vừa phải ngắn gọn và dễ hiểu. Điều này đòi hỏi bạn chọn lọc thông tin kỹ càng, xử lý chúng và sau đó sắp xếp thành một bản Brief chỉn chu.
Yếu tố cốt lõi của bản Brief là bạn phải biết cách sử dụng thông tin chính của thương hiệu và thể hiện rõ ràng chúng vào bản Brief. Đặc biệt, bạn phải đặt mục tiêu và trách nhiệm cần đảm bảo trên từng công việc cụ thể, đây sẽ là bước quan trọng giúp chiến dịch của bạn luôn đi đúng hướng.
Hiểu theo khía cạnh khác, bạn có thể dựa vào hình thức đặt câu hỏi cho các bên liên quan và phân tích, tổng hợp những câu trả lời này để chuyển hóa thành các chi tiết thành phần có tính khả thi, thiết thực. Cụ thể các câu hỏi đó là:
- Vấn đề gì cần được giải quyết?
- Những đối tượng mục tiêu của bạn là ai?
- Các sản phẩm, dịch vụ hoặc những giải pháp nào sẽ giải quyết được vấn đề cốt lõi?
Làm rõ mục tiêu của bạn
Bí quyết để làm cụ thể hóa từng mục tiêu của bạn là tổng hợp các câu trả lời của những câu hỏi sau:
- Tại sao bạn cần triển khai dự án này?
- Bạn đặt kỳ vọng ra sao và mong muốn nhận được điều gì từ dự án?
- Mục tiêu bạn hướng đến là gì? Tiêu chí của người tiêu dùng là gì?
- Có vấn đề nào xảy đến mà bạn đang cố phải giải quyết không?
- Sử dụng phương pháp nào đo lường, đánh giá mức độ thành công?
Bám sát theo hệ thống những câu hỏi này sẽ giúp bạn tìm ra hướng đi đúng đắn, thích hợp nhất cho bản Brief. Từ đó, người thiết kế có thể hiểu rõ mục tiêu cốt lõi của công ty và đề ra những chiến thuật tối ưu để giải quyết chúng.
Liệt kê cụ thể những bên liên quan chính
Một bản phác thảo Brief độc đáo, chuyên nghiệp cần rõ ràng trong định hướng ai là người “chèo lái con thuyền” và ai là người kết nối trực tiếp trong trường hợp xảy ra sự cố.
Thành viên trong team có thể sẽ bối rối khi không biết ai là người cần liên hệ khi những bên liên quan đến dự án không được đề cập trong bản brief. Vì vậy, để tránh mất thời gian và công sức của mọi người, bạn nên điền đầy đủ thông tin của những bên liên quan. Chọn ra các bên liên quan chính sẽ là một phần hoạt động của quy trình và đảm bảo chúng được liệt kê tương ứng với từng phần trong bản Brief.
Xác định và phân tích đối thủ cạnh tranh
Điều này sẽ giúp ích trong việc thông báo và điều hướng cho nhà thiết kế sẽ thực hiện. Như vậy, việc phân tích đối thủ cạnh tranh trong bản Brief là cách để bạn xác định hướng đi tích cực trong việc tạo nên bản kế hoạch hoàn chỉnh ngay từ nền móng đầu tiên.
Cân chỉnh thời gian hợp lý
Thời gian được xem là “xương sống” để định hình kết quả, cũng như là cơ sở để Agency tuân thủ triển khai dự án đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng. Do đó, mốc thời gian cần được cân chỉnh hợp lý và trình bày chi tiết, rõ ràng trong bản Brief. Nếu bạn không đặt ra thời gian cụ thể tương ứng với từng giai đoạn, dự án rất dễ bị trì hoãn trong việc thực hiện và có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình trong giai đoạn kế tiếp của dự án.
Chủ động về ngân sách
Mọi dự án dù có quy mô nhỏ hay lớn đều cần một lượng ngân sách để thực hiện. Do vậy, khi lập bản Brief, bạn nên thiết kế ngân sách trừ hao để kịp thời xử lý trong những trường hợp bất ngờ phát sinh.
Trong ngân sách thiết lập cho dự án, bạn hãy chú ý nêu ra trong bản tóm tắt và trao đổi thật kỹ lưỡng với bên đối tác của bạn. Trường hợp ngân sách ước tính của bạn vượt quá so với ngân sách của đối tác, hãy nhanh trí trao đổi và đồng ý với các kỳ vọng thực tế, phân phối và chi phí dự án trước khi bắt đầu.
